Apr 20, 2022 11:55:53 AM10 min read

Wie finde ich den passenden Caterer

Worauf muss ich bei der Auswahl eines Caterers achten? Was sind wichtigsten Punkte, die ich mit dem Caterer im Vorfeld zu einer Veranstaltung absprechen muss? Alle Fakten rund um die Suche nach der passenden Verpflegung für deine Gäste findest du hier.

Verpflegung ist das Um und Auf!

Eines vorweg: das Wichtigste bei jeder Veranstaltung ist das Essen! Die Veranstaltung kann noch so gut organisiert sein und das Rahmenprogramm noch so extravagant, wenn Ihre Gäste hungrig bleiben, oder vielleicht noch schlimmer das Essen schlichtweg geschmacklich ungenießbar ist, dann wird dies den gesamten Eindruck Ihres Events überschatten. Achten Sie deshalb unbedingt darauf, dass Ihre TeilnehmerInnen dementsprechend gut verpflegt werden.

Die Bedürfnisse des Menschen sind grundlegende Dinge, die immer gut und ausreichend behandelt werden. Mit leeren und knurrenden Magen wird der Ärger groß, wenn es nichts zu essen gibt. Außerdem kann man sich mit einem grummelnden Bauch absolut nicht konzentrieren. Diese Art von Frust bleibt natürlich hängen und man empfindet plötzlich das ganze Event als gescheitert.

Foodtrucks sind derzeit ein großer Trend. Sie lockern die Atmosphäre auf und sind vor allem bei Outdoor Events beliebt

Brauche ich einen Caterer bei meinem Event?

Während der ersten Konzeptionierung Ihrer Veranstaltung sollten Sie auch schon das Thema Catering bzw. die kulinarische Verpflegung Ihres Events mit ins Auge fassen. Haben die TeilnehmerInnen die Möglichkeit sich während der Veranstaltung mit Speisen und Getränken zu versorgen? Braucht es überhaupt ein Catering für ihre Veranstaltung? Sollte es sich zum Beispiel nur um eine einstündige Präsentation handeln, ist vielleicht die Bereitstellung von Wasser und Fruchtsaft ausreichend. Ist es eine glamouröse Abendveranstaltung, dann gehört natürlich ein kulinarischer Aspekt in mehreren Gängen dazu.

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Welche Verpflegungsvarianten gibt es?

Abhängig von Ihrem Event sollten Sie sich auch schon für eine Form der Verpflegung entscheiden. Aber sehen wir uns zuerst noch an, um welche Verpflegungsarten es sich handeln könnte.

Fingerfood

Für Empfänge, Get-Together oder kurze Veranstaltungen eignet sich das Fingerfood am besten. Dieses ist, wie der Name schon sagt, direkt in kleinen Portionen mit den Fingern zu essen. das Servicepersonal bewegt sich einfach mit den kleinen Häppchen durch die TeilnehmerInnen und offeriert es direkt vom Tableau. Der Vorteil bei dieser Verpflegungsvariante ist, dass es sowohl bei geringem Platzangebot in Ihrer Location gut realisierbar ist und, dass sich nicht Unmengen an benutztem Geschirr zusammensammelt, welches wiederum vom Servicepersonal abserviert werden muss. Ein Nachteil könnte sein, dass im Gegenzug zu einem mehrgängigen Menü, Ihre Gäste möglicherweise kein Sättigungsgefühl erhalten.

Buffet

Einer der wohl bekanntesten Verpflegungsformen ist das klassische Buffet. Hierbei werden die Speisen an dafür vorgesehenen Verabreichungsplätzen in Warmhalte-Behältern offeriert und jeder Gast kann sich in Selbstbedienung von dort aus seine bevorzugten Speisen zusammenstellen.

Ein Nachteil bei dieser Form ist jedoch, dass man dafür doch ein gewisses Platzangebot zur Verfügung stellen muss. Nicht nur allein für die Buffet Zeile, also die Tische auf denen die Speisen platziert werden, sondern auch genügend Abstand rund um diesen Bereich. Gerade bei der Eröffnung des Buffets bilden sich oft Warteschlangen und diese brauchen eben auch Platz. Stichwort Wartezeit, diese kann ebenso ein großer Nachteil sein. Sie sollten Sie unbedingt bei der Planung Ihres Events berücksichtigen. Stellen Sie längere Essens-Slots zur Verfügung und überlegen Sie, ob eine zweite Buffetzeile mit demselben Angebot sinnvoll ist.

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Flying Buffet

Eine weitere Form der Verabreichung, die sozusagen Buffet und fliegenden Service in sich vereint, ist das sogenannte Flying Buffet. Dabei werden verschiedenste Gerichte in kleinen Portionen und kleinen Gebinden durch das Servicepersonal auf Tableaus durch die Gäste getragen. Hier liegen die Vorteile wiederum klar in der Individualität für die BesucherInnen und dem geringen Platzbedarf da Buffett-Stationen gänzlich wegfallen.

Bei dieser Verpflegungsform sollten Sie jedoch unbedingt beachten, dass Sie genügend Abstellflächen zur Verfügung stellen. Durch die vielen verschiedenen Tellerchen und Behältnisse, in denen die diversen Speisen serviert werden, benötigen Ihre Gäste oftmals beide Hände. Zudem kommt noch, dass sie mit einer Hand ja noch ihre Getränke halten. Stehtische sind also ein absolutes Muss. So können Ihre TeilnehmerInnen gemütlich Getränke und Teller abstellen und das servierte Essen genießen.

Bedenken Sie auch das erhöhte Serviceaufkommen, um den Gastraum vom Lehrgeschirr zu befreien und die Stehtische sauber zu halten.

Gesetztes Menü

Die für den Gast wohl bequemste Form der Speisenanbietung ist das gesetzte Essen. In diesem Fall wird eine Menüfolge, die entweder im Vorfeld gewählt wurde, oder einzelne Wahlmöglichkeiten innerhalb der Gänge vorab abgefragt werden, den Personen am Tisch eingestellt. Der Vorteil liegt hier klar in der für den Gast bequemen Sitzposition. Allerdings ist es gerade bei einer großen TeilnehmerInnenzahl besonders personalintensiv für den Caterer. Sowohl im Service benötigt es genügend MitarbeiterInnen, um eine möglichst zeitgleiche Speisenverabreichung zu gewährleisten, aber auch das Küchenpersonal ist hier im Höchstmaß gefordert, da eine Vielzahl an Tellern teilweise mit nur sehr geringem Vorbereitungspuffer, beinahe gleichzeitig die Küche verlassen muss.

Selbstverständlich sollten Sie bereits ganz zu Beginn Ihrer Veranstaltungsplanung die verschiedenen Möglichkeiten in Betracht ziehen, dabei sind natürlich Kombinationen nicht ausgeschlossen. So können Sie bei einem Empfang den Gruß aus der Küche als Fingerfood servieren und danach die Gäste nach einer kurzen Ansprache zum gesetzten Essen, welches als Menüfolge eingestellt wird, einladen.

Wofür Sie sich denn letztendlich entscheiden, bleibt natürlich Ihnen überlassen. Sie sollten jedoch wirklich das Gespräch mit dem Catering Unternehmen Ihrer Wahl suchen, da hier die meiste Expertise und viele Antworten parat liegen.

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Wie finde ich den richtigen Cateringanbieter?

Es gibt mittlerweile eine Vielzahl an Caterer, die ihr Service anbieten. Wie findet man also nun den richtigen? Diese Antwort kann man absolut nicht pauschal beantworten. In Abstimmung auf Ihre geplante Veranstaltungsform ergeben sich vielleicht schon nähere Eingrenzungen, was den Bedarf betrifft.

Punkte, die es aber unbedingt zu beachten gilt:

Regionalität. Wählen Sie einen regionalen Cateringanbieter. Sehr oft werden Speisen vorbereitet und wirklich punktgenau in die Veranstaltungslocation geliefert. Lange Anfahrtswege wirken sich oft auf die Qualität der Speisen aus. Außerdem verringern Sie mit dem kurzen Anfahrtsweg den Co2 Ausstoß.
Exklusive PartnerInnen. Klären Sie direkt in Ihrer Eventlocation, ob es exklusive PartnerInnen für das Catering gibt, auf die Sie zurückgreifen können/müssen. Exklusive CateringpartnerInnen sollten aber nicht als auferlegtes übel betrachtet werden, denn meistens hat es viele Vorteile auch für sie als EventveranstalterIn, gerade mit diesen Unternehmen zusammenzuarbeiten. Sie können davon ausgehen, dass dieser Caterer bereits eine Vielzahl von Veranstaltungen in der von Ihnen ausgewählten Location bespielt hat und somit sowohl die Anfahrtswege, Lieferantenzugänge, Lagermöglichkeit wie auch das vorhandene Küchenequipment und die Servicewege bereits sehr gut kennt. Das ist ein Garant für einen reibungslosen Ablauf während der Veranstaltung.

Ein Nachteil ist dass Sie möglicherweise in der Auswahl Ihre Speisen etwas eingeschränkt sind. Angenommen der Exklusivpartner ist spezialisiert auf traditionelle österreichische Küche, Sie möchten aber einen asiatischen Abend bei Ihrem Event als Motto haben und hierfür soll es authentisches asiatisches Speisenangebot geben und nicht das klassische Wiener Schnitzel am Buffet stehen.

In diesem Fall empfiehlt es sich zuerst das Gespräch mit dem Caterer zu suchen, da dieser möglicherweise einen befreundeten Koch hat, der die Geheimnisse und Zubereitungen der asiatischen Küche bereits kennt. Sollten Sie keine andere Möglichkeit sehen als auf einen anderen Cateringunternehmer auszuweichen dann klären Sie das unbedingt im Vorfeld mit der Veranstaltungslocation, ob ggf. eine Ausnahme für Ihre Veranstaltung möglich ist und ein fremder Caterer die Räumlichkeiten der Veranstaltung nutzen darf. In den meisten Fällen ist dies, in Verbindung mit einer zusätzlichen Manipulationsgebühr möglich.
Bedürfnisorientiert. Wenden Sie sich bereits im Vorfeld auch an Ihre Gäste. Welche Bedürfnisse und Wünsche werden diese an das kulinarische Angebot Ihrer Veranstaltung haben? In Abstimmung mit der Veranstaltung sollten Sie das auch bei der Wahl Ihres Cateringunternehmens berücksichtigen. Möchten Sie zum Beispiel die Regionalität, in der sich die Veranstaltungslocation befindet, herausheben dann sollten Sie nicht mit exotischen Gerichten aufwarten. Organisieren Sie einen medizinischen Kongress zum Thema Unverträglichkeiten, dann sollten Sie darauf achten, dass bei den Gerichten auch laktose- oder glutenfreie Speisen angeboten werden.

Denken Sie aber nicht nur an Unverträglichkeiten, sondern generell an verschiedene Ernährungsgewohnheiten. Ein immer größer werdender Teil unserer Gesellschaft hat sich für eine fleischlose, oder vegane Ernährung entschieden. Zollen Sie diesem begrüßenswertem Trend Tribut und bieten bei Ihrer Veranstaltung zum Beispiel ein rein veganes Buffet an.
Nachhaltigkeit. Beachten Sie nicht nur bei der Wahl des Verpflegungsunternehmens, dass dieses Unternehmen eine nachhaltige Philosophie hat und ressourcenschonend agiert. Denken Sie auch selbst nach, welche nachhaltigen Aspekte Ihnen wichtig sind. Wir haben bereits schon über regionale Produkte gesprochen, damit verringern Sie natürlich den Co2 Fußabdruck Ihres Caterers sowie Ihrer Veranstaltung. Gehen Sie aber noch einen Schritt weiter! Weisen Sie Ihren Anbieter an, so weit wie möglich auf Einweggeschirr zu verzichten, so dass im Zuge Ihrer Verpflegung möglichst wenig Müll produziert wird. Bieten Sie Ihren Gästen Getränkeflaschen zur freien Entnahme an? Dann stellen Sie doch wiederverwendbare Glasflaschen anstatt Getränke in PET Flaschen zur Verfügung.

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Interessiert Sie das Thema Nachhaltigkeit bei einer Veranstaltung? Dann sollten Sie unbedingt beim Beitrag "5 Tipps für nachhaltige Events" vorbeischauen.
Ausstattung. Grundsätzlich ist das Cateringunternehmen auch dafür zuständig, dass es das nötige Geschirr also Teller, Besteck und Gläser mitbringt. Bei bestimmten Ansprüchen von Ihrer Seite her, sollten Sie sich im Vorfeld einige Geschirrmuster zeigen lassen, damit Sie ggf. über einen Event Ausstatter andere Gedecke bestellen können. Gehen Sie durch, welche Gläser gebraucht werden, reichen Ihnen Uni Weingläser oder sollen es Rot- und Weißweingläser sein? Dürfen GetränkepartnerInnen gebrandete Gläser verwenden? Gibt es eine Möglichkeit zur Gläserreinigung oder benötigen Sie einfach eine größere Anzahl?
Sozialer Gedanke. Wie viel Verpflegung für Ihre Gäste benötigt wird, weiß Ihr Partner/Ihre Parnterin, dank seiner/ihrer Erfahrung, am besten. Natürlich wird in den meisten Fällen ein wenig großzügiger geplant, denn es wäre ja sehr unangenehmen für Sie, wenn nicht genügend Speisen zur Verfügung stehen. Hier kommt der soziale Gedanke ins Spiel. Vereinbaren Sie mit Ihrem Caterer und einer gemeinnützigen Organisation, dass das übriggebliebene Angebot direkt im Anschluss gespendet wird. So reduzieren Sie Lebensmittelabfälle und schenken hilfsbedürftigen Menschen eine warme Mahlzeit. Ganz wichtig ist, dass dies im Vorfeld schon mit einer gemeinnützigen Organisation abgeklärt und geplant wird!

Welche Verpflegungsform passt zu Ihrem Event? Lernen Sie die verschiedensten Möglichkeiten direkt auf der Biz kennen.

Was muss Ihre Location über den Caterer wissen?

Im Falle eines selbst gewählten Cateringpartners, sollten Sie auf alle Fälle die Kontaktdaten an Ihre Ansprechperson in der Eventlocation weitergeben. So kann diese direkt mit dem Verpfleger/der Verpflegerin in Kontakt treten. Fragen können somit schneller beantwortet werden und es garantiert zusätzlich einen reibungsloseren Ablauf.

Was kostet ein Catering?

Wie immer kann man diese Frage nicht einfach so pauschal beantworten. Es kommt schlicht und einfach auf Ihre Bedürfnisse an. Ein kleines Buffet mit zwei Wahlmöglichkeiten bei der Hauptspeise ist selbstverständlich günstiger als ein gesetztes 5-Gang-Menü.

Ein professioneller Caterer wird Ihnen immer im Zuge der Angebotslegung genau aufschlüsseln können, welche Kosten für die Speisen, die Geschirrmiete, die Getränke und die Personalaufwand bei Ihrem Event anfallen. Basierend durch den tatsächlichen Aufwand am Veranstaltungstag selbst, kann es natürlich zu geringeren Abweichungen der Kosten kommen. Dennoch kennen Sie bereits im Vorfeld ein Fixum, dass bei der Abrechnung auf Sie zukommen wird.

Sind Sie generell an der Planung von Events interessiert? Suchen Sie passende Caterer und Event-Ausstatter? Wollen Sie in der Tagungsbranche up-to-date sein, sich Weiterbilden und mit KollegInnen aus der Branche vernetzen? Dann sollten Sie unbedingt am 23. Juni bei der Biz - der MICE Fachmesse rund um Events, Seminare, Incentives und Geschäftsreisen im Schloss Schönbrunn Apothekertrakt und Orangerie vorbei schauen. Die Registrierung ist für FachbesucherInnen kostenfrei.