May 2, 2023 3:28:58 PM6 min read

Hybride Events

Live-Events sind der ideale Ort, um KundInnen zu finden, mit Gleichgesinnten zu netzwerken und das eigene Unternehmen der Welt zu präsentieren. Doch was passiert, wenn Live-Events plötzlich nicht mehr stattfinden können oder nicht mehr gewünscht werden, wie jetzt aufgrund von Corona? Dann ist die Zeit der hybriden Events gekommen! Während ein Großteil des Events sich weiterhin vor Ort in der Location abspielt, kommt bei hybriden Veranstaltungen noch eine digitale Komponente, zum Beispiel in Form von Live-Streaming oder Apps für die Besucher, hinzu. Welche konkreten Vorteile haben hybride Events und mit welchen Tools können sie gestaltet werden?

Zahlreiche Vorteile

Die offensichtlichsten Vorteile liegen auf der Hand: mehr Planungssicherheit, da im Notfall auf eine rein digitale Veranstaltung umgeschaltet werden kann, sowie mehr Sicherheit für BesucherInnen und AusstellerInnen gerade während der Corona-Pandemie, da BesucherInnen selbst entscheiden können, ob sie das Event live miterleben oder von zuhause aus genießen wollen. Dadurch wird die Messe zwar im Endeffekt von weniger Menschen "besucht", doch es könnte auch dazu führen, dass sich auch Menschen anmelden, die das Event live nicht hätten besuchen können.

Faktoren wie Entfernung oder Zeitknappheit spielen hier eine geringere Rolle, denn Anfahrtszeit und Reisekosten fallen weg. Dadurch wird eine größere Reichweite ermöglicht und ganz nebenbei ist das Event durch fehlende Anfahrten auch noch umweltfreundlicher! Zusätzlich bieten hybride Events die Möglichkeit, Teilnehmende mithilfe von interaktiven Tools einzubinden und so eine höhere Beteiligung am Event zu erzielen. Die wichtigsten Tools sind:

Live-Streams/Webcasts

Für alle Daheimgebliebenen bieten Live-Streams (auch Webcasts genannt) die ideale Möglichkeit, am Geschehen vor Ort teilnehmen zu können, als wären sie selbst dort. Ein weiterer Vorteil von Live-Streams ist die Möglichkeit, sie nach dem Event on demand zu veröffentlichen. Das gibt Teilnehmenden die Möglichkeit, die Eindrücke nochmals Revue passieren zu lassen und wichtige Passagen jederzeit ein zweites Mal online zu hören.

Video-Konferenzen

Während der Veranstaltung haben die Teilnehmenden die Möglichkeit, sich über Video-Konferenzen miteinander zu vernetzen - und zwar sowohl in als auch außerhalb der Event-Location! Durch das Video-Konferenz-Format können sich auch kleinere Gruppen abspalten und eigene Räume bilden. Das ist dann sozusagen die virtuelle Form des Networking, das normalerweise live unter den BesucherInnen stattfinden würde.

Bei Videokonferenzen kann allerdings so einiges schiefgehen. Kleine Hoppalas und wie man Fehler von Anfang an vermeidet - darum geht es ihn unserem Artikel 7 Tipps für gelungene Videokonferenzen.

Gamification und interaktive Elemente

So interessant und wichtig Veranstaltungen auch sind, nach einiger Zeit werden sie für die BesucherInnen meist langweilig. Man geht einmal durch, hört sich ein oder zwei Workshops an und verdrückt sich danach unauffällig wieder. Genau dem beugen Veranstaltungs-Apps vor, indem sie die Teilnehmenden in das Geschehen einbinden und ihnen Informationen zukommen lassen. BesucherInnen können sich über das Programm informieren, durch die Location führen lassen und sogar mit anderen TeilnehmerInnen oder den VeranstalterInnen in Kontakt treten.

Viele VeranstaltungsbesucherInnen sind auch begeistert, wenn sie aktiv am Event teilnehmen können. Eine höhere Interaktion kann mit einer App erreicht werden, die Punkte für bestimmte Aktionen vergibt, z. B. wenn ein bestimmter Stand besucht wird oder die Besucherin an einer Umfrage teilnimmt.

Doch nicht nur die Kommunikation vom Besucher zum Veranstaltenden (in Form von Umfragen und Feedback) ist möglich: Auch der/die Veranstaltende kann die TeilnehmerInnen unkompliziert und zeitnah über wichtige Dinge informieren. Nehmen wir nur einmal den Worst Case an und stellen uns einen COVID-19-Fall während der Veranstaltung vor. Ohne App würde es erst lange dauern, bis alle darüber informiert sind und danach würde vermutlich das totale Chaos ausbrechen. Apps helfen hier, indem sie eine direkte und schnelle Kommunikation zwischen Event-ManagerInnen und BesucherInnen ermöglichen, wodurch Chaos gar nicht erst entstehen kann.

Augmented Reality und VR, Hologramme

Etwas kostspieliger, dafür aber umso beeindruckender sind Spielereien mit Augmented Reality während eines Events. BesucherInnen können die Veranstaltung über eine VR-Brille entdecken und so auf eine ganz andere Art erleben. Das gleiche gilt für Vorträge, bei denen der oder die Vortragende nicht einmal in der Location sein muss. Und wir sprechen hier nicht von simplen Videobotschaften sondern von lebensechten Darstellungen - in Form von Hologrammen! Was erst einmal wie Science Fiction klingt, ist tatsächlich eine Technologie, die schon länger in Umlauf ist. Bereits 2012 sorgte ein Hologramm des verstorbenen Rappers Tupac Shakur am Coachella-Musikfestival für Aufregung. Warum nicht diese Möglichkeiten auch für andere Veranstaltungen nutzen?

Social Media

Dieser Punkt mag etwas banal klingen, doch trotz Gamification, Augmented Reality und virtuellen Meetings ist und bleibt Social Media ein zentrales Element der Veranstaltungsorganisation. Vor, während und nach der Veranstaltung können hier wichtige, lustige oder interessante Beiträge geteilt werden, um die TeilnehmerInnen auf dem Laufenden zu halten. Was viele VeranstalterInnen aber nicht wissen (oder zumindest noch nicht umsetzen): Social Media kann auch verwendet werden, um die Interaktion von BesucherInnen während des Events zu erhöhen. Dabei muss man berücksichtigen, dass mittlerweile die meisten Menschen "Mikro-Influencer" sind. Sie erstellen und teilen Beiträge für das eigene Vergnügen, Freunde und Bekannte. Mit speziellen Orten, die sich zum Fotografieren anbieten, können Event-OrganisatorInnen steuern, wo und wovon BesucherInnen Fotos machen. Damit diese Fotos dann auch mit dem Event in Verbindung gebracht werden, kann das Event-Logo an diesen Stellen angebracht werden und die BesucherInnen sollten ermutigt werden, Hashtags zu verwenden. Mit den dadurch entstandenen Beiträgen haben nicht nur die "Mikro-InfluencerInnen" Freude, sondern auch die Event-VeranstalterInnen eine kostenlose Werbemöglichkeit.

WeFrame

Ein interessantes Tool vor allem für Seminare aber auch für Events ist die Meeting-Software von WeFrame. In einem einzigen großen Multitouch-Bildschirm werden hier Beamer, Flipchart und Pinnwand vereint - die Anwendungsmöglichkeiten, die sich daraus ergeben, sind vielfältig und eignen sich besonders für Gruppenarbeiten. Während eine Person eine Notiz erstellt, kann die andere ein Foto hochladen, etwas aufschreiben oder sogar aufzeichnen - und das alles übersichtlich auf ein und derselben "Pinnwand".

Die Personen müssen sich dazu nicht einmal im selben Raum befinden - denn WeFrame kann auch Meeting! Einfach mit dem Session Pin online einloggen und gemeinsam die Pinnwand bearbeiten. WeFrame verfügt auch über eine Kamera, die allerdings jederzeit abgedeckt werden kann, sobald sie nicht mehr benötigt wird. Inhalte und Ergebnisse können anschließend mit wenigen Klicks in der Cloud abgespeichert werden und sind somit jederzeit abrufbar. Das Design und die Funktionen von WeFrame eignen sich gut für interaktive Vorträge und laden die BesucherInnen von Veranstaltungen dazu ein, sich in die Gestaltung einzubringen.

Einige letzte Tipps

Bevor ihr mit der Organisation eures hybriden Events loslegt, möchten wir euch noch zwei Tipps dafür mitgeben. Zum einen ist es auch hier - wie bei jedem Event - wichtig, die Zielgruppe genau zu bestimmen. Mit welchen Technologien sind die BesucherInnen bereits vertraut? Welche Apps würden bei ihnen auf (keine) große Begeisterung stoßen? Auf welchen Social Media Channels können sie erreicht werden? Nur mit einer guten Analyse als Basis, können weitere Maßnahmen optimal auf die Zielgruppe abgestimmt werden.

Außerdem solltet ihr immer daran denken, dass ihr bei hybriden Events zwei verschiedene Kundengruppen habt: Einerseits die BesucherInnen vor Ort, andererseits auch jene, die das Event von zuhause aus verfolgen. Achtet daher darauf, den beiden Gruppen nicht genau dieselben Inhalte zur Verfügung zu stellen. Es sollte noch immer einen Mehrwert bieten, persönlich zur Veranstaltung zu erscheinen, da damit auch ein höherer Preis einhergeht. Überlegt euch, ob ihr bestimmte Inhalte ausschließlich offline anbieten, andere Umfragen unter Online- als unter Offline-BesucherInnen durchführen oder Goodie-Bags für live Teilnehmende bereitstellen möchtet. Wichtig ist vor allem, dass es einen Anreiz dafür gibt, persönlich beim Event dabei zu sein und sich niemand hereingelegt fühlt.

Hybrides Event - kein Problem, wenn da nicht das COVID-19-Präventionskonzept wäre? Keine Sorge, wir helfen euch gerne bei der Erstellung eines Konzeptes, das für euch und eure Veranstaltung passt! Schreibt uns einfach ein Mail an office@nbs.co.at oder tragt euch ganz unkompliziert in unser Formular ein.

Lust mal wieder Messe-Luft zu schnuppern? Dann seid am 5. November 2020 dabei und zeigt als Aussteller auf der Biz#2 im MAK Wien, dass ihr nach der kurzen Pause wieder mit voller Energie zurück seid!